Klokkenluidersregeling (Whistleblowing)

Bij ACM Belgium NV en ACM Belgium Life NV (samen 'ACM Insurance') huldigen we sterke ethische waarden en principes en geven we de hoogste prioriteit aan de naleving van wettelijke vereisten en interne regels.  Iedereen kan en moet reageren als hij/zij te goeder trouw gelooft dat er onethische praktijken of wangedrag, onethische, strafbare of criminele feiten plaatsvinden in de professionele context die verband houdt met ACM Insurance. Wanneer personen een dergelijke schending willen melden en dus ‘alarm willen slaan’, kunnen zij dit doen met de garantie van vertrouwelijkheid, zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken over schadelijke gevolgen, zoals voorzien in de regelgeving.

In deze materie heeft België meer bepaald de Europese Richtlijn 2019/1973 omgezet in de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector (hierna de ‘wet’). Deze wet is van kracht geworden op 15 februari 2023 en heeft als doel om meldingskanalen op te zetten om klokkenluiders die getuige zijn van daadwerkelijke of potentiële schendingen op bepaalde gebieden, in staat te stellen deze te melden en voorziet ook in een hoog niveau van bescherming, waaronder een verbod op elke vorm van vergelding tegen hen. De bepalingen van deze wet vervolledigen de regels die al van toepassing waren in de financiële sector.

Belangrijke opmerking! Verwar klokkenluiden/whistleblowing niet met ontevredenheid en klachten ... Klik hier voor meer informatie over het indienen van een klacht of het uiting geven van ontevredenheid over een contract van ACM Insurance of een dienst die door ACM Insurance wordt aangeboden.

Op welke gebieden is de klokkenluidersregeling van toepassing?

Deze regeling is van toepassing op klokkenluiders die informatie hebben verkregen over (een) overtreding(en) in een professionele context met betrekking tot de gebieden die onder de wet vallen, in het bijzonder:

  • Financiële diensten, producten en markten
  • Preventie van witwassen en financiering van terrorisme
  • Consumentenbescherming
  • Bescherming van de privacy en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerken en informatiesystemen
  • Overheidsopdrachten
  • Fiscale fraude
  • Sociale fraude
  • Milieubescherming
  • Regels betreffende marktmisbruik en mededinging

De volledige lijst is in de wet opgenomen. Dit kan niet alleen betrekking hebben op overtredingen die al zijn begaan, maar ook op toekomstige overtredingen die nog kunnen plaatsvinden en/of op handelingen of nalatigheden die als inbreuken kunnen worden beschouwd.

Wie kan een schending melden?

De klokkenluidersregeling is, in de context van het werk, gericht op:

  • Alle medewerkers van ACM Insurance, op elk hiërarchisch niveau en ongeacht hun statuut, of het nu gaat om werknemers in loondienst, zelfstandigen, consultants, zelfs als de arbeidsrelatie is beëindigd op het moment van de melding, die informatie hebben over schendingen in de context van het werk;
  • Mensen in aanwervingsprocedure, van wie de arbeidsrelatie nog niet is begonnen in gevallen waarin informatie over schendingen tijdens het aanwervingsproces of andere precontractuele onderhandelingen werd verkregen;
  • Aandeelhouders en leden van de bestuurs-, leidinggevende of toezichthoudende organen, met inbegrip van niet-uitvoerende leden;
  • Iedere persoon die werkt onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers of leveranciers van ACM Insurance.

Wanneer de informatie betrekking heeft op een inbreuk buiten de arbeidsrelatie met ACM Insurance, is de klokkenluidersregeling ook van toepassing op personen die schendingen melden van de regels die gelden met betrekking tot financiële diensten, producten en markten en met betrekking tot het voorkomen van witwassen en het financieren van terrorisme.

De klokkenluider moet te goeder trouw handelen, d.w.z. redelijke gronden hebben om aan te nemen, in het licht van de omstandigheden en de informatie waarover hij of zij beschikt op het moment van de melding, dat de gemelde informatie waar is, en moet handelen om wat hij of zij beschouwt als het algemeen belang, het algemeen belang, te beschermen (criterium van redelijke overtuiging). Geruchten of achterklap volstaan niet.

Ook met de klokkenluider verbonden personen die vrezen voor mogelijke schadelijke gevolgen, worden beschermd. In het bijzonder de volgende personen worden als verbonden personen beschouwd:

  • Facilitators die, zonder ‘klokkenluider’ te zijn, de klokkenluider bijstaan of helpen bij het doen van de melding of hulp bieden bij het onderzoek en die als zodanig ook het risico lopen op vergelding, zodat zij ook kunnen profiteren van de bescherming die aan de klokkenluider wordt geboden.
  • Derden die niet actief betrokken zijn bij de melding, maar die wel in contact staan met de klokkenluiders. Meer specifiek kunnen dit collega's of familieleden van de klokkenluiders zijn die werken of hebben gewerkt in een andere organisatie waarmee de klokkenluider in contact staat of heeft gestaan in het kader van zijn of haar werk.
  • Rechtspersonen die eigendom zijn van de klokkenluiders of waarvoor zij werken, of waarmee zij een professionele band hebben.

Deze personen profiteren van beschermingsmaatregelen als ze te goeder trouw handelen, d.w.z. als ze redelijke gronden hadden om aan te nemen dat de klokkenluider binnen het toepassingsgebied van de bescherming viel. Indien na afloop van het onderzoek echter blijkt dat er opzettelijk valse informatie is gemeld of openbaar gemaakt, kan dit, afhankelijk van de situatie, aanleiding geven tot disciplinaire, civiele en/of strafrechtelijke vervolging.

Wat zijn de beschermende maatregelen?

Verbod op vergelding

De klokkenluider wordt beschermd tegen elke vorm van vergelding of bedreiging. Om bescherming te genieten, moet hij of zij:

  • te goeder trouw handelen, d.w.z. redelijke gronden hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken waar was op het moment van de melding.
  • de informatie binnen het toepassingsgebied van de wet valt en
  • de melding is gedaan in overeenstemming met de wet. 

De klokkenluider verliest de bescherming niet louter omdat een te goeder trouw gedane melding onjuist of ongegrond is bevonden. 

Vertrouwelijkheid van de identiteit van de klokkenluider en bescherming van persoonsgegevens

De verantwoordelijke voor het verwerken van meldingen bij ACM Insurance is de Compliance Officer.

Met uitzondering van een noodzakelijke en evenredige verplichting op grond van speciale wetgeving in het kader van onderzoeken die worden uitgevoerd door nationale autoriteiten (NBB, FSMA, GBA ...) of in het kader van gerechtelijke procedures, mag de identiteit van de klokkenluider aan niemand anders bekend worden gemaakt dan aan de compliance-functie die verantwoordelijk is voor de verwerking van meldingen.

Informatie met betrekking tot de melding wordt vertrouwelijk behandeld. ACM Insurance treft alle nodige maatregelen om alle ontvangen informatie zorgvuldig te gebruiken en de belangen van alle betrokkenen te waarborgen. Alle verstrekte gegevens worden verwerkt en gearchiveerd in overeenstemming met de toepasselijke vereisten inzake vertrouwelijkheid van gegevens en de wettelijke en reglementaire bepalingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de verwerking van persoonsgegevens. Meer informatie vindt u op de specifieke pagina over dit onderwerp op onze website: Bescherming van persoonsgegevens.

Indien de melding ongegrond blijkt te zijn, worden de persoonsgegevens verwijderd.

Indien de melding wel gegrond blijkt te zijn, worden de naam, de functie en de contactgegevens van de personen op wie de beschermende en begeleidende maatregelen van toepassing zijn en van de betrokkene, inclusief, indien van toepassing, het bedrijfsnummer, of andere persoonsgegevens die relevant zijn voor de afhandeling van de melding, bewaard totdat de gemelde overtreding is opgelost en verjaard.

Hoe meldt u een inbreuk?

Intern, rechtstreeks bij ACM Insurance

Het is van essentieel belang dat ACM Insurance een partner is die u kunt vertrouwen. ACM Insurance zal daarom naar u luisteren en elke melding die zij ontvangt, in behandeling nemen. Zoals eerder al werd vermeld, zal de melding van de klokkenluider binnen ACM Insurance worden behandeld door de persoon die verantwoordelijk is voor de compliance-functie. De compliance-functie staat garant voor integriteit binnen ACM Insurance en geniet, als onafhankelijke controlefunctie binnen ACM Insurance, een regime van onafhankelijkheid bij de uitoefening van haar functie. Dit geldt dus ook voor de afhandeling van meldingen, zodat elk risico op belangenverstrengeling kan worden voorkomen. Elke melding van de klokkenluider zal met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid en professionaliteit worden behandeld.

Alle meldingen kunnen schriftelijk worden verstuurd, met vermelding of ze betrekking hebben op ACM Belgium NV of op ACM Belgium Life NV:

  1. Per e-mail naar whistleblower@acm.be
  2. Per post naar: ACM Belgium/ACM Belgium Life, Compliance - Whistleblowing, Koning Albert II-laan 2, 1000 Brussel

Naast het algemene meldingskanaal kunnen werknemers ook melding maken van:

  • Een inbreuk op de wet van 18 september 2017 ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik van contanten en anti-witwasvoorschriften aan de AMLCO (Anti-Money Laundering Compliance Officer) en/of de AML/CFT verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende via compliance-life@acm.be.
  • Een inbreuk op de regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens (de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens) aan de Correspondent van de Data Protection Officer via dataprotection@acm.be en/of de Data Protection Officer via EIPCIL@e-i.com.

Naar de moedermaatschappij/groep

Indien de klokkenluider een melding wenst te doen over ACM Belgium of ACM Belgium Life op het niveau van de moedermaatschappij/groep, kan hij of zij zijn of haar melding per e-mail sturen naar de afdeling Compliance van Groupe des Assurances du Crédit Mutuel (GACM SA) via signalconformiteacm@acm.fr of de Direction Conformité de Crédit Mutuel Alliance Fédérale via signalconformite@creditmutuel.fr.

Extern

Hoewel we u aanmoedigen om in eerste instantie een melding intern te doen, kan een melding ook via een extern kanaal worden gedaan, hetzij na gebruik van een intern kanaal, hetzij door rechtstreeks een beroep te doen op het externe meldkanaal indien dat geschikter wordt geacht. In deze context heeft de Belgische wetgever de ‘Federale Ombudsman’ de opdracht gegeven om meldingen via externe meldingskanalen te coördineren.

Voor de financiële sector heeft de wetgever andere toezichthoudende autoriteiten aangewezen, waaronder de Nationale Bank van België (NBB), de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA) en de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Afhankelijk van de schending kan er dus een melding worden gedaan bij de Federale Ombudsman, de NBB, de FSMA, de GBA of een andere bevoegde instantie die verantwoordelijk is voor het ontvangen van externe meldingen voor de financiële sector. Meer volledige informatie is beschikbaar op de respectieve websites van de autoriteiten, met name :

Wat gebeurt er als u een melding hebt gedaan bij ACM Insurance?

De klokkenluider ontvangt binnen 7 dagen na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging.

De compliance-functie volgt de melding op en onderhoudt de communicatie met de klokkenluider. Indien nodig worden bijkomende informatie en documenten gevraagd aan de klokkenluider. Deze laatste ontvangt feedback binnen een redelijke termijn, maar niet meer dan 3 maanden na ontvangst van zijn of haar melding.