Signalement (Whistleblowing)

Chez ACM Belgium SA et ACM Belgium Life SA (ensemble, ACM Insurance), nous prônons des valeurs et principes éthiques forts et nous accordons la plus haute priorité au respect des exigences légales et des règles internes.  Chacun peut et doit réagir s’il pense, de bonne foi, que des pratiques contraires à l’éthique ou des comportements fautifs, non éthiques, délictueux ou criminels ont lieu dans le contexte professionnel en lien avec ACM Insurance. Lorsque des personnes souhaitent signaler une telle violation et dès lors « lancer une alerte », ils peuvent le faire avec une garantie de confidentialité, sans crainte de conséquences néfastes comme cela est prévu dans la règlementation.

Dans cette matière, la Belgique a notamment transposé la directive européenne 2019/1973 dans la loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l’Union ou au droit national constatées au sein d’une entité juridique du secteur privé (ci-après, la « loi »). Cette loi est entrée en vigueur le 15/02/2023 et vise à mettre en place des canaux de signalement pour permettre aux lanceurs d’alerte témoins de violations réelles ou potentielles dans certains domaines de les signaler et prévoit également un niveau élevé de protection y inclus une interdiction de toute forme de représailles à leur encontre. Les dispositions de cette loi complètent les règles déjà en vigueur dans le secteur financier.

Important! Il ne faut pas confondre signalement / whistleblowing avec mécontentement et plaintes... Pour plus d’information sur l’introduction d’une plainte ou un quelconque mécontentement concernant un contrat d'ACM Insurance ou un service proposé par ACM Insurance, veuillez cliquer ici.

À quels domaines le dispositif de signalement s'applique-t-il ?

Ce dispositif de signalement s’applique aux auteurs de signalement qui ont obtenu des informations sur une/des violation(s) dans un contexte professionnel concernant les domaines visés par la loi, notamment :

  • Les services, produits et marchés financiers
  • La prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme
  • La protection des consommateurs
  • La protection de la vie privée et des données à caractère personnel, et sécurité des réseaux et des systèmes d'information
  • Les marchés publics
  • La fraude fiscale
  • La fraude sociale
  • La protection de l’environnement
  • Les règles en matière d'abus de marché et de concurrence

La liste complète est reprise dans la loi. Cela peut concerner autant les infractions déjà commises, que les infractions à venir ou pourraient encore avoir lieu et/ou les actes ou omissions pouvant être considérés comme des infractions.

Qui peut signaler une violation ?

Le dispositif de signalement s’adresse, dans le contexte lié au travail, à:

  • Tous les collaborateurs d’ACM Insurance, de tout niveau hiérarchique et peu importe leur statut, qu’ils soient travailleurs salariés, indépendants, consultants, même si la relation de travail a pris fin au moment du signalement, qui disposent d’informations sur des violations dans le contexte professionnel ;
  • Les personnes en cours de recrutement, dont la relation de travail n’a pas encore commencé dans les cas où des informations sur des violations ont été obtenues lors du processus de recrutement ou d’autres négociations précontractuelles ;
  • Les actionnaires et les personnes appartenant à l'organe d'administration, de direction ou de surveillance, y compris les membres non exécutifs ;
  • Toute personne travaillant sous la supervision et la direction d'entrepreneurs, de sous-traitants ou de fournisseurs d'ACM Insurance.

Lorsque les informations concernent une infraction en dehors de la relation de travail avec ACM Insurance, le dispositif de signalement s'applique également aux personnes qui signalent des violations aux règles applicables en relation avec les services, produits et marchés financiers et en matière de prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme.

Pour être de bonne foi, le lanceur d’alerte doit avoir des motifs raisonnables de croire, à la lumière des circonstances et des informations dont il dispose au moment du signalement, à la véracité des informations signalées et agir en vue de protéger ce qu’il estime être le bien commun, l’intérêt général (critère de la croyance raisonnable). Des rumeurs ou des ragots ne sont pas suffisants.

Les personnes liées au lanceur d’alerte qui craignent d'éventuelles conséquences néfastes sont également protégées. Sont notamment considérées comme des personnes liées :

  • Les facilitateurs qui, sans être « lanceurs d’alerte », assistent ou aident le lanceur d’alerte à effectuer le signalement ou lui apportent leur aide dans le cadre de l’enquête et qui risquent, à ce titre, de faire également l’objet de représailles de sorte qu’ils vont également pouvoir bénéficier de la protection offerte à ces derniers.
  • Les tiers qui ne participent pas activement au signalement mais sont en lien avec les lanceurs d’alerte, plus spécifiquement, il peut s’agir de collègues ou de proches des lanceurs d’alerte qui travaillent ou ont travaillé dans une autre organisation avec laquelle le lanceur d’alerte est ou a été en contact dans le cadre de son travail.
  • Les entités juridiques appartenant aux lanceurs d’alerte ou pour lesquelles ils travaillent, ou encore avec lesquelles ils sont en lien dans un contexte professionnel.

Ces personnes bénéficient ainsi des mesures de protection s’ils agissent de bonne foi, c’est-à-dire s’ils avaient des motifs raisonnables de croire que le lanceur d’alerte tombait dans le champ de protection. Mais si, à l'issue de l'investigation, il apparaît que de fausses informations ont été délibérément rapportées ou rendues publiques, cela peut donner lieu, selon la situation, à des poursuites disciplinaires, civiles et/ou pénales.

Quelles sont les mesures de protection ?

Interdiction des représailles

Le lanceur d’alerte est protégé contre toute forme de représailles ou de menaces. Pour qu’il bénéficie de cette protection, il faut :

  • qu’il soit de bonne foi et ait donc eu des motifs raisonnables de croire que les informations communiquées concernant les infractions étaient véridiques au moment du signalement ;
  • que les informations relèvent du champ d’application de la loi ; et
  • que le signalement ait eu lieu conformément à la loi. 

Le lanceur d’alerte ne perd pas le bénéfice de la protection pour la seule raison que le signalement fait de bonne foi a été jugé inexact ou infondé. 

Confidentialité de l'identité du déclarant et protection des données personnelles

Le responsable du traitement des signalements au sein d’ACM Insurance est le responsable de la fonction de compliance.

À l’exception d’une obligation nécessaire et proportionnée en vertu d’une législation spéciale dans le cadre d’enquêtes menées par des autorités nationales (BNB, FSMA, APD, …) ou dans le cadre de procédures judiciaires, l’identité de l’auteur de signalement ne peut être divulguée à quiconque autre que la fonction de compliance qui est responsable du traitement des signalements.

Les informations relatives au signalement seront traitées de manière confidentielle. ACM Insurance prend les mesures appropriées pour faire un usage prudent de toutes les informations reçues et pour sauvegarder les intérêts de toutes les personnes concernées. Toutes les données fournies sont traitées et archivées conformément aux exigences applicables en matière de confidentialité des données et aux dispositions légales et réglementaires en matière de protection de la vie privée et du traitement des données à caractère personnel. Pour plus d’informations, veuillez notamment consulter la page dédiée sur notre site internet : Protection des données personnelles.

Si le signalement s'avère infondé, les données personnelles seront supprimées.

Si le signalement s'avère fondé, le nom, la fonction, les coordonnées des personnes visées par les mesures de protection et d'accompagnement, ainsi que de la personne concernée, y compris, le cas échéant, le numéro d'entreprise, ou toute autre donnée à caractère personnel utile dans le cadre du traitement du signalement seront conservés jusqu'à ce que la violation signalée soit résolue et prescrite.

Comment signaler une infraction ?

En interne directement auprès d’ACM Insurance

Il est essentiel pour ACM Insurance d’être un partenaire de confiance, ACM Insurance reste dès lors à votre écoute et traitera tout signalement qui lui parvient. Comme mentionné plus haut, le signalement au sein d'ACM Insurance sera traité par la personne responsable de la fonction de compliance. La fonction de compliance est garante de l’intégrité au sein d’ACM Insurance et jouit, en tant que fonction de contrôle indépendante au sein d’ACM Insurance, d’un régime d’indépendance d’exercice de sa fonction et dès lors applicable au traitement des signalements afin d’éviter ainsi tout risque de conflits d’intérêts. Tout signalement sera traité en toute confidentialité avec tout le professionnalisme requis.

Tout signalement peut être adressé par écrit en spécifiant s’il s’agit d’un signalement concernant ACM Belgium SA ou ACM Belgium Life SA :

  1. Par courrier électronique à whistleblower@acm.be
  2. Par courrier postal à : ACM Belgium / ACM Belgium Life, Compliance - Whistleblowing, Boulevard du Roi Albert II 2, 1000 Bruxelles

Outre le canal de signalement général, le collaborateur a la possibilité de signaler :

  • Une infraction à la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces et à la règlementation anti-blanchiment à l’AMLCO (Anti-Money Laundering Compliance Officer) et/ou du haut dirigeant responsable de la LBC/FT via compliance-life@acm.be.
  • Une infraction à la réglementation de protection des données à caractère personnel (le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et la Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel) au Correspondant Data Protection Officer via dataprotection@acm.be et/ou de Data Protection Officer via EIPCIL@e-i.com.

Auprès de la maison-mère / du groupe

Si le lanceur d’alerte souhaite effectuer son signalement concernant ACM Belgium ou ACM Belgium Life au niveau de la maison mère / du groupe, l’auteur du signalement a la possibilité d’envoyer son signalement par courriel au service conformité de groupe des assurances crédit mutuel (GACM SA) via signalconformiteacm@acm.fr ou à la Direction Conformité de Crédit Mutuel Alliance Fédérale via signalconformite@creditmutuel.fr.

En externe

Même si nous invitons en premier lieu à considérer un signalement en interne, un signalement peut également être effectué via un canal externe, soit après avoir utilisé un canal interne, soit en faisant directement appel au canal de signalement externe s’il est considéré comme plus approprié. Dans ce cadre, le « Médiateur fédéral » a été chargé par le législateur belge de coordonner les signalements via des canaux de signalement externes.

Pour le secteur financier, d’autres autorités de contrôle ont été désignées par le législateur, dont entre autres la Banque Nationale de Belgique (BNB), l’autorité des services et marchés financiers (la FSMA), l’Autorité de Protection des Données (ADP). Un signalement peut dès lors être effectué, selon la violation, auprès du Médiateur fédéral, de la BNB, de la FSMA, de l’ADP ou de tout autre autorité compétente chargée de recevoir des signalements externes pour le secteur financier. Des informations plus complètes sont disponibles sur les sites internet respectifs des autorités, notamment :

Un signalement auprès d’ACM Insurance, et après ?

L’auteur de signalement reçoit un accusé de réception dans les 7 jours suivant la réception de son signalement.

La fonction de compliance assure le suivi du signalement et maintient une communication avec l’auteur de signalement. Si nécessaire, des informations et des documents supplémentaires sont demandés à l’auteur de signalement. L’auteur de signalement reçoit un retour d’information dans un délai raisonnable, mais pas plus de 3 mois après la réception du signalement.